企業面臨的項目管理挑戰

1、信息化程度低，內部管理流程不規范

• 對于庚申建設來說，打破數據壁壘、規范整體管理流程是急需解決的問題之一。由于受到傳統管理模式的限制，企業的合同信息和臺賬收集整理困難，后續信息調用不易；各環節資料重復填寫出錯率大于50%，返工率極高；

• 各部門統計報表手動計算生成，易出錯效率低占用大量時間；各部門審批流程節點不清晰，無法定責相應人員；結果數據無最終分析，決策憑據缺乏。因此，企業希望借助信息化項目管理系統工具，一并梳理內部流程，提高管理效率。

2、材料成本難以把控

• 項目分散，經營管控數據不能及時、準確反饋回公司本部，領導無法掌控成本、資金等動態數據，決策無依據，“盲簽”情況普遍，領導被迫審批；

• 無法及時了解材料采購進度情況，造成項目施工與采購前后不同步，無法直觀比較。采購合同前無成本預算信息，付款時無參考。管理層無法掌握材料實際成本發生，容易導致項目竣工結案時費用超標，但超支的責任不明；材料審批不健全、不及時、記錄不易留存，過程缺少總量控制，導致申請超預算時有發生；材料申請后并沒有保時保量到場。

3、現金流問題多

• 由于信息化程度較低，企業無法及時了解每一個項目的動態資金情況，不清楚簽了多少錢，應收賬款是多少，實際收了多少，付了多少款，目前還有多少資金可以用。收、付款信息不完整無法溯源，一旦出現問題查找困難互相甩鍋；

• 應收賬款多，但收款不順利，資金過多占用在應收賬款項目上，造成現金流緊缺；保證金到期不予返還或拒絕退還，構成了應收賬款風險和壞賬損失風險，導致資金周轉率下降，影響資金利用效率，同時，對外供應商付款和對內工資支付也會受到影響。

4、項目過程難以管控

• 工程項目施工周期長，施工現場情況難于實時把控。班組不能及時上報施工進度，不清楚每個班組的施工效率，不了解項目的進度完成了多少，造成項目處于失控狀態；施工質量安全把控不規范，造成返工，使成本增加，施工進度拖延，甚至造成安全隱患；無法對施工人員的真實工作情況進行有效把控，脫崗或消極怠工等情況造成勞務成本損失，也同樣影響項目進度和質量。

紅圈方案

1、實現數據共享，完善內部管理流程梳理

• 紅圈工程項目管理系統，將多個部門和項目之間的信息流打通，完成資源的合理調配和平衡。系統將項目運營過程中大量的臺賬、合同信息、證書、簽證、票據等信息永久留存，能夠隨時在線上調閱資料，避免信息重復，實現信息化共享；

• 優化了內部無效溝通，梳理了內部管理流程。項目管理流程可視化、各個環節人責權劃分明確。通過系統梳理清楚每個審批節點的責任矩陣，責任匹配角色梳理清晰，各部門圍繞項目的權責，提高內部審批效率，降低跨部門溝通成本；

• 圍繞單項目過程數據清晰留檔，成本、現金流數據自動匯總，形成可視化報表。同時設置支出超標預警，審批有數據參考依據，降低管理層決策失控問題。

2、全過程的材料成本管控

• 紅圈工程項目管理系統為企業建立材料臺賬，設置了包含采購計劃、材料請購、材料驗收、材料發票、材料付款等全過程的材料成本管控。實現事前把控材料成本，過程中控制材料成本，避免管理層不清楚材料是否已超成本，形成預警機制，在辦公室就能隨時知曉項目材料用量情況。

3、全方位資金管理

• 投標保證金管理：系統為企業搭建了從“保證金繳納”到“投標期間費用繳納審核與記錄”，再到“保證金退還”的流程管理，并設置保證金回收的提醒，確保投標資金順利返還；

• 收款管理：系統完善了項目資金中的收款計劃管理，方便安排對下支付計劃。實際收款可根據開票情況，及時追蹤收款情況并做登記匯總；

• 付款管理：根據公司資金情況做供應商付款計劃，并在系統中及時記錄收票信息；相關人員可根據系統中顯示的收票信息和資金計劃、項目余額情況做線上付款申請，財務部有資金數據做參考，便于在實際付款之前規避資金風險；

• 其他費用線上管理：增值稅、費用報銷、勞務資料和支出等數據全部進行線上登記和審批，便于隨時查閱相關信息，審批也不限時間地點，更加及時。

4、項目過程管控

• 企業可通過工程項目管理系統建立具體施工計劃，包含總計劃-月計劃-周計劃-日報等詳細流程，同時記錄并匯總每個項目的施工進度、簽證變更、施工日報、月進度匯報、項目巡檢、勞務考勤記錄等信息。將計劃產值與實際產值形成對比，再結合預算消耗判斷是否匹配，把控項目風險；

• 采用形象管理的方式，通過拍攝上傳施工現場真實情況的照片，管理層可隨時了解最真實的施工進度情況、質量安全整改等情況；手機匯報施工日志，操作簡單，通過照片自動生成時間水印，保證真實有效；形象管理還能夠有效管控項目現場施工人員的實際作業情況和具體產出，避免部分員工消極怠工造成的進度拖延和經濟損失。

方案價值

1、完成了科學地管理流程梳理，實現了企業信息共享，加強了企業內部各部門之間的有效溝通，充分提升管理效率。

2、控制材料成本，設置超支預警，讓材料供應更加平滑順暢，減輕耗損，實現提高企業的經濟效益的最終目的。

3、完善項目資金管理，收付款賬目筆筆清晰，保證金、回款逾期提醒，避免資金被占用，數據支撐把控過程風險。

4、老板可通過手機端的工程項目管理系統就可以隨時了解每個項目每個月做了多少工程量，審定的產值金額是多少，項目進度如何。同時，項目質量監控情況也在系統上有清晰細致的記錄，人責權劃分明確，有效減少返工，通過優化流程來提高公司整體效益 。